• buntinxcindy

HELP! Wat met je huwelijk in tijden van corona? Tips van een wedding planner

Bijgewerkt: 7 mei 2020

Deze blog gaat over een zeer moeilijk thema, namelijk de gezondheidscrisis waarin we ons momenteel bevinden. Als wedding planner voel ik de drang om hier zo snel mogelijk een post over te maken zodat ik jullie verder kan helpen.


Het zijn zeer moeilijke tijden. Iedereen is op de hoogte van de annulaties/verplaatsingen van bruiloften. Iedereen leeft met jullie mee. Jullie bruiloft staat op de planning maar we moeten momenteel in quarantaine leven. Er is een pandemie uitgebroken. Onze belangrijkste prioriteit is nu om onze naasten te beschermen. De gezondheid primeert. Iedereen moet binnenblijven en er kunnen geen feesten doorgaan. Jullie maken je natuurlijk zorgen.


Momenteel kan ik jullie opdelen in twee situaties:

  1. Ofwel is er al de zekerheid dat de bruiloft niet kan doorgaan op de geplande datum. Dit is officieel aangekondigd in de overheidsmaatregelen. Alle bijeenkomsten tot en met 5 april zijn verboden. Dit is natuurlijk een grote teleurstelling en zeer moeilijk om te verwerken. Ik zal proberen om jullie enkele tips te geven over hoe jullie dit best kunnen aanpakken zodat jullie droombruiloft toch kan plaatsvinden.

  2. Ofwel vrezen jullie dat de periode van maatregelen zal verlengd worden zodat ook de later geplande bruiloft niet kan doorgaan. Dan denk ik aan trouwfeesten in de maanden april, mei en juni. Er is inderdaad wel kans dat de periode van maatregelen verlengd zal worden. Ik wil jullie graag wat nuttige tips geven over hoe jullie dit best aanpakken zodat jullie toch een zekere rust vinden in deze periode. Ik hoop dat ik jullie kan helpen.


ALTERNATIEVE DATUM ZOEKEN

Spijtig genoeg kan jullie bruiloft niet doorgaan of is het onzeker of jullie bruiloft kan doorgaan op de geplande datum. Dit wilt niet zeggen dat jullie jullie prachtige dag niet zullen meemaken! Dit wil wel zeggen dat de datum zal moeten veranderen en dat jullie inventief en flexibel zullen moeten zijn. Jullie gaan heus wel jullie droomdag beleven! De eerste stap voor jullie (of voor jullie wedding planner) is om contact op te nemen met jullie belangrijkste partner. Dit is meestal de feestlocatie. Informeer bij hen welke data later in het jaar of volgend jaar nog beschikbaar zijn.


Indien jullie nog niet zeker zijn of jullie de trouwdatum moeten verplaatsen, kan het ook al nuttig zijn om dit na te vragen. Zo kunnen jullie, als de feestlocatie dit toestaat, eventueel alvast een latere datum in optie zetten. Zo hebben jullie een back-up plan. Op die manier zijn jullie zeker dat jullie dag door kan gaan, kunnen jullie jullie zorgen wat aan de kant zetten en terug genieten van de trouwvoorbereidingen. Voor het bepalen van de nieuwe datum, is het zeer moeilijk om te zeggen vanaf welke datum dit aan te raden is. Niemand weet hoe de situatie zal evolueren. Zelf zou ik, voor de zekerheid, de nieuwe datum ten vroegste in augustus inplannen.


Het is absoluut niet gemakkelijk om een nieuwe datum te zoeken. Dit wilt vaak zeggen dat een lente- of zomerbruiloft zal veranderen in een winterbruiloft of dat de bruiloft een jaar uitgesteld zal worden. De kans is groot dat jullie hier erg verdrietig om zijn, maar jullie beseffen ook wel dat het feest nu door laten gaan echt geen optie is. Je wilt je geliefden immers niet in gevaar brengen.


ANDERE PARTNERS CONTACTEREN

De tweede stap is om de andere belangrijkste partners te contacteren zoals catering, fotograaf, ceremoniemeester, ... Je kan aan hen ook best zo snel mogelijk vragen of zij op de nieuwe (of optionele) datum nog beschikbaar zijn.


Indien ja, vraag hen of je kosteloos mag verplaatsen of alvast een optie nemen op de andere datum. De oorzaak van de verplaatsing is overmacht en jij kan er niets aan doen dat deze crisis nu gaande is. Hopelijk hebben zij begrip en zoeken zij samen met jullie naar een oplossing.


Indien zij niet meer beschikbaar zijn op de nieuwe datum, kan je niets anders doen dan hen te informeren dat dit de nieuwe datum is en dat de feestlocatie vaststaat. Je kan je excuseren, de situatie van overmacht uitleggen en vragen of je de overeenkomst kosteloos kan annuleren en een eventueel voorschot kan terugkrijgen. Leg hen goed uit dat je hen nog steeds liefst als partner zou willen behouden, maar dat de situatie dit niet toelaat. Hopelijk zijn zij begripvol voor de overmachtssituatie en kunnen jullie tot een oplossing komen.


WINTER WEDDING

Jullie kunnen jullie trouwfeest uitstellen naar augustus, september of volgend jaar in dezelfde periode. Echter is de kans wel reëel dat de populairste locaties al lang van tevoren gereserveerd zijn tijdens de zomerperiode. Nu kan je je afvragen: Waarom willen eigenlijk zoveel mensen absoluut in de zomer trouwen? Je hebt dan inderdaad kans op mooi en warm weer. Maar laat ons eerlijk zijn: in België is dat ook absoluut niet zeker!


Een minder populaire periode om te trouwen in België is de winterperiode. De meeste feestlocaties hebben dan nog heel wat beschikbare data. Ook de andere partners hebben minder reserveringen in deze periode, dus er is meer kans dat zij ook nog kunnen! Bovendien hebben de partners vaak goedkopere tarieven in de winterperiode. Een ander pluspunt kan zijn dat de kans kleiner is dat jullie gasten een vakantie ingepland hebben. Zo kunnen zij hopelijk allemaal aanwezig zijn op jullie bruiloft!


Een winter wedding is prachtig. Met enkele elementen kan je al snel veel sfeer creëren. Kaarsen, sfeerverlichting, een vuurkorf buiten, wat dekentjes, … gezelligheid gegarandeerd!


Heb je al eens beelden gezien van een mooie romantische winter wedding? Geef toe, een sfeer zoals deze winter weddings hieronder is om helemaal bij weg te dromen.

De romantische fotoshoot buiten is ook zeker mogelijk in de winter. Als je een wat frissere trouwjurk hebt, kan je altijd een stijlvolle bolero, een stoer vestje, een leuk deken, een knusse trui, … gebruiken om jezelf warm te houden. Tijdens de fotoshoot kan je deze dan afgeven aan de fotograaf of aan je getuige. Of je leent gewoon even het vest van je kersverse echtgenoot! Of hij knuffelt je warm! Ja de kans is groot dat je het wel even kou zal hebben maar die prachtige foto’s zijn het meer dan waard!


Om in de stemming te komen, kan je hieronder alvast enkele leuke foto’s terugvinden van prachtige winter fotoshoots:

Nog een leuk weetje: In de winter is het licht buiten niet zo scherp, dit levert mooiere foto’s op! Vraag maar eens na bij je fotograaf!


UITNODIGINGEN

Een laatste puntje waar ik het met jullie over wil hebben, zijn de uitnodigingen. Dit is natuurlijk moeilijk als jullie nog niet weten wat de datum zal zijn.


Als de uitnodigingen al de deur uit zijn, zou ik even de gastenlijst erbij nemen en je gasten individueel opbellen om te melden dat de datum verplaatst zal worden. Indien je een gast hebt verwittigd, kan je dit best even aanduiden op de gastenlijst. Zo kan je het lijstje afwerken en ben je zeker dat je niemand bent vergeten te verwittigen.


Indien de uitnodigingen wel al gemaakt maar nog niet verstuurd zijn, kan je dit wel gewoon doen zoals je gepland hebt met de originele datum. Echter is het wel een goed idee om bij elke uitnodiging een klein papiertje toe te voegen met de volgende boodschap:

Je kan deze boodschap opmaken in Word. Je typt een 14-tal van deze boodschappen op een A4 papier, je snijdt deze uit en per uitnodiging voeg je één papiertje toe. Als de eerste datum toch kan doorgaan, is alles in orde maar dan weten de gasten nu wel al dat dit geen absolute zekerheid is. Zo zijn ze al voorbereid dat de datum nog kan veranderen.


Je kan dan nadien, als je de datum toch zou moeten verplaatsen, iedereen digitaal of telefonisch contacteren om de datumverandering te melden. Je kan de gasten dan ook vragen om even te laten weten of ze de boodschap goed hebben ontvangen. Zo kan je een overzicht bijhouden van de reacties van je gasten zodat je zeker bent dat iedereen de boodschap goed heeft ontvangen. Het leuke is dat je, ook al ben je nog niet zeker van de datum, je zo wel al de uitnodigingen kan versturen!


Een andere oplossing die nu wordt gebruikt, is in plaats van een ‘Save The Date’ kaartje of mail een ‘Change The Date’ uit te sturen. Hieronder een voorbeeldje:

Zo, dit was de tweede blog. Deze blog ging over een thema dat niet leuk is, maar ik wou jullie hier toch graag zo snel mogelijk in bijstaan. Een wedding planner is er immers niet enkel voor de leuke zaken, maar zeker ook om te helpen bij de minder leuke zaken. Ik hoop echter dat de conclusie van dit alles is dat jullie zeker jullie droombruiloft zullen meemaken, ook al zal dit misschien op een andere dag zijn dan initieel gepland.


Jullie mooie huwelijksdag komt er zeker en vast aan! Ik hoop dat jullie nu terug aan de slag kunnen en dat jullie terug kunnen genieten van de trouwvoorbereidingen. En natuurlijk van elkaar! Geniet van deze mooie tijd, want het is zo speciaal. Stress en verdriet moeten we zoveel mogelijk proberen te vermijden. Jullie hebben jullie droompartner gevonden en gaan samen jullie leven delen. Dat is toch alles wat jullie ooit hebben gewenst? En jullie droombruiloft komt er zeker en vast echt wel aan!


Ik wens iedereen veel sterkte en een goede gezondheid toe zodat we deze moeilijke periode kunnen doorstaan.


Heb jij graag nog meer tips of advies? Kan ik je nog met iets helpen? Of wil je een feedback achterlaten? Dat kan in een reactie of like hieronder of via het contactformulier op www.sophiebuntinxmedia.com/cindybuntinx.


Geschreven door Cindy Buntinx - Wedding Planner

681 keer bekeken0 reacties